Kinek a feladata megőrizni a vállalkozás bizonylatait, könyvelését, esetleg az elektronikusan előállított bizonylatokat, számlákat?

A Vállalkozó feladata a bizonylatok és más gépi úton előállított bizonylatok megőrzése, valamint a könyvelő által előállított bizonylatok, beszámolók, listák esetleges mentett adatbázisok megőrzése is. Tehát a könyvelőnek nem feladata a anyagok, iratok megőrzése.

Meddig kell megőrizni a vállalkozás bizonylatait?

A munkaüggyel kapcsolatos (személyügyi iratok)  bizonylatokat korlátlan ideig.

Az adójoggal kapcsolatos bizonylatokat  (Art 47 §) ( terveket, szerződéseket, számlákat, könyvelést, könyveket, listákat, nyilvántartásokat határozatokat, okiratokat…..stb.)  az adó megállapításához való jog elévüléséig. Elévülési idő az adó esedékességének idejétől 5 évig. Halasztott adónál az adó esedékességének naptárév végétől számít az 5. év.

A számviteli törvény 169§ szerint viszont a könyvelést közvetetten és közvetlenül alátámasztó bizonylatokat (beleértve a rontott szigorú számadás alá vont bizonylatokat is) 8 évig kell megőrizni.  (Ellenőrzését a NAV végzi Szt.170.§)

A beszámolót és az azt alátámasztó főkönyvi kivonatokat, leltárt, naplófőkönyvet, és egyéb számviteli eljárással kapcsolatos bizonylatokat 10 évig, 2012.01.01-től 8 évig kell olvasható formátumban tárolni.

Általában az elévülési idő kezdete a mérleg beadásától kezdődik.

A  tárolására vonatkozó szabály szerint csak a már NAV-nak bejelentett helyen lehet őrizni az iratokat. A megőrzésre vonatkozó szabályokat nem változtatja semmiféle a cégben felmerülő változás sem. Nem mentesít a tárolás alól a pl. tulajdonok változása  vagy egy estleges beolvadás szétválás stb. sem.