A pénztárgépek állami adóhatósággal történő összeköttetésének legfontosabb követelményeit és részletes jogszabályi előírását a 2013. február 15.-én kihirdetett 3/2013. (II. 15.) NGM rendelet tartalmazza. Az új pénztárgépekre történő átállás időpontja: 2013. május 1.

Attól függően, hogy a hagyományos pénztárgép elektronikus naplóval rendelkezik vagy sem, az adóhatóság eltérő türelmi időszakot jelölt ki az átállásra.

–  Elektronikus naplóval nem rendelkező hagyományos pénztárgépek esetén: 2013. június 30.

–  Elektronikus naplóval rendelkező hagyományos pénztárgépek esetén: 2013. december 31. Az elektronikus naplóval rendelkező hagyományos pénztárgépek használóinak 2013. július 1. és 2013. december 31. között azonban adatszolgáltatási kötelezettsége merül fel, amelyet elektronikus naplófájlok elektronikus úton történő megküldésével tud teljesíteni az állami adóhatóság felé.

– A pénztárgéphasználatra nem kötelezett adózó sem üzemeltethet tovább hagyományos pénztárgépet, mint 2014. december 31.

Műszaki előírások:

A jogszabályi előírás lényegi eleme az ún. adóügyi ellenőrző egység (AEE), amely a pénztárgép önállóan elkülöníthető zárt, elektronikus adattároló és mobil adatkommunikációs egysége, amely az elektronikus nyilvántartásokat tartalmazza és ellátja a pénztárgép és a NAV közötti titkosított adatkommunikációt. Ez az egység rögzíti folyamatosan a pénztárgépen zajló eseményeket, a bizonylatok kiállítását, az áramszünetet, a ki- és bekapcsolásokat stb. Bizonyos feltételek bekövetkezése esetén jelzi a jelentési szándékát a NAV szervere felé. A tényleges adatátadás azonban csak akkor következik be, ha a NAV szervere erre utasítást ad. A jelentést tehát a NAV szervere kezdeményezi úgy, hogy az adózó ne tudja, hogy az AEE mikor küld adatokat a NAV felé. Az egységnek legalább 30 percenként kell jelentenie a NAV felé, folyamatosan tájékoztatva arról, hogy hány tranzakció történt az utolsó küldés óta. Az AEE és a NAV szerver közötti kommunikáció a mobilszolgáltatók infrastruktúráján keresztül, titkosítva zajlik majd.

Engedélyezési eljárás változásai:

2013. március 20.-át követően az engedélyezési eljárást nem a NAV, hanem a Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatal folytatja le. Ez azt jelenti, hogy típusvizsgálat keretében vizsgálja, hogy a pénztárgép megfelel –e az előírásoknak. Amennyiben az adott pénztárgép nem felel meg a Rendeletben foglalt feltételeknek, a MKEH határidő kitűzésével lehetőséget biztosít a kérelmező részére a hiba kiküszöbölésére. A típusvizsgálat során a Rendeletben foglalt feltételeknek megfelelő pénztárgépet lepecsételik, és a forgalmazónak átadják, amely köteles azt változatlan formában megőrizni és a forgalmazási engedély jogerőre emelkedését követő 10 évig azt megőrizni.

Jogkövetkezmények

Azok a forgalmazók, akik pénztárgépet forgalmazási engedély nélkül forgalmaznak, 10 millió forintig terjedő mulasztási bírságra is számíthatnak. A pénztárgép forgalmazásával, üzemeltetésével, szervízelésével kapcsolatos kötelezettségek megszegése esetén a magánszemély kötelezettet 500 ezer forintig, a nem magánszemély kötelezettet pedig 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja az állami adóhatóság.

A beérkező adatokat az adóhatóság többek között összeveti az áfa bevallásban szereplő adatokkal. Ezek alapján részletes kockázatelemzést is tud végezni, amely az ellenőrzésre történő kiválasztást, az egyéb jogsértések felderítését, és az eltitkolt bevételek felkutatását is elősegítheti.

Ezek az adatok a következők lehetnek:

• Információt ad a kereskedő tevékenységére, a vásárlások időpontjára, az eladott tételek számára, értékére.
• Átlagos vásárlási érték, óránkénti átlagos bevétele, sok stornó, visszáru, engedmény.
• Mikor történnek a rögzítések? (sok az esti zárás előtt)
• Üzlet nyitvatartási idejéhez képest a pénztárgép napi nyitás és zárás ideje között eltelt idő kevesebb.
• Próbavásárlás során az ellenőr megbizonyosodhat arról, hogy az adott tétel az adóhatósághoz beküldésre került –e.
• A szervizek által bejelentett üzemeltetési helyek összevetése az adózó által bejelentett telephelyekkel.
• Be nem jelentett foglalkoztatottak kiszűrése (működő pénztárgépek száma és a foglalkoztatottak száma közötti eltérés)